E-procurement: versnel je aankoopproces met RAJA!

Bij e-procurement draait het erom je aankoopproces volledig elektronisch te laat verlopen – via een gecentraliseerd systeem. Dat levert je als bedrijf een pak voordelen op. Sneller en eenvoudiger je bestellingen aankopen? Dat is voortaan zó gebeurd. Ook bij RAJA geloven we in de kracht van e-procurement. Daarom bieden we je 4 oplossingen aan waarmee je je aankoopproces kan digitaliseren. We tonen je hieronder stap voor stap hoe e-procurement jouw bedrijf nóg sneller vooruit kan helpen.

1. Wat is e-procurement?

E-procurement staat voor het inkopen van goederen of diensten met behulp van IT-systemen. Doorgaans verlopen deze processen via het internet. Met name voor de B2B-sector is dit heel relevant. E-procurement is dan ook in de eerste plaats ontwikkeld om het aankopen van goederen tussen bedrijven te vergemakkelijken.

Vóór de digitalisering waren er in een bedrijf veel afzonderlijke stappen nodig om goederen te bestellen. Vaak verliep dit via e-mail, telefoon of zelfs per brief. Bij elk van deze stappen konden er nog al eens (menselijke) fouten optreden. Tegenwoordig kunnen we dit hele proces een stuk inkorten. Dankzij e-procurement verloopt het inkopen van goederen grotendeels via een  geautomatiseerd proces, met soms slechts één druk op de knop.

2. Wat zijn de voordelen van e-procurement?

E-procurement biedt voor elk bedrijf heel wat voordelen ten opzichte van traditionele aankoopprocessen. Kijk maar even mee…

• Automatiseer je aankopen: dit vormt de absolute kern van e-business. Je kan aanzienlijk wat tijd en middelen besparen. Zo is je personeel beschikbaar voor meer strategische taken. Door rollen en verantwoordelijkheden toe te kennen aan je (aankoop)collega’s kan je je aankoopproces volledig stroomlijnen. Bovendien verklein je met dit gedigitaliseerde proces het risico op bestelfouten.
• Profiteer van een gepersonaliseerd aanbod: de producten in je e-business tool zijn doorgaans volledig op maat van je bedrijfsaccount waardoor je kan profiteren van een gepersonaliseerde inkoopervaring. Je ziet vaak énkel de producten die voor jou van nut zijn. Makkelijk en overzichtelijk dus!
• Verbeter je inzichten: e-procurement geeft je bedrijf een volledig boekhoudkundig overzicht van de aankoopprocessen. Daarnaast kan je de status van je bestellingen nauwkeuriger opvolgen en je bestelgeschiedenis makkelijk raadplegen.

3. Welke oplossingen biedt RAJA?

Met www.rajapack.nl biedt RAJA een volledige onestopshop ervaring voor al je verpakkingen, magazijnbenodigdheden en kantoorartikelen. Hierbij kunnen onze klanten ook kiezen uit verschillende e-procurement oplossingen, afgestemd op de noden van hun aankoopteams.

Goed om te weten: al deze oplossingen kunnen gratis voor je worden ontworpen en geïntegreerd door RAJA. We maken daarvoor gebruik van Saas (Software as a service), wat wil zeggen dat je geen software moet installeren. Onze e-procurement oplossingen zijn allemaal toegankelijk via de cloud en dus navigeerbaar vanuit een browser. Je kan kiezen uit de onderstaande vier oplossingen.

► Aankoopbeheer via rajapack.nl

Dit komt het meest overeen met de interface van onze standaard webshop. Je kan er al onze producten raadplegen, prijsafspraken bekijken en je aankoopproces mee vereenvoudigen. Aan de hand van onze geïntegreerde zoekmachine kan je bladeren doorheen onze volledige up-to-date catalogus.

• Ideaal voor wie nog geen e-procurement tool gebruikt.
• Automatische update van RAJA’s voorraden en prijzen.
• Raadpleeg online je aankooplijsten, facturen en bestelgeschiedenis.
• Geschikt voor eenvoudige aankoopteams.

► MyRAJAShop

Deze oplossing geeft je alle voordelen van e-business, maar binnen je vertrouwde webaccount op www.rajapack.nl. Aan de hand van je persoonlijke RAJA-account kan je een volledig digitaal aankoopteam samenstellen en goedkeuringsprocessen bepalen. Zo behoud je als beheerder of hoofdaankoper alle controle over je budget.

• Ideaal voor wie nog geen e-procurement tool gebruikt.
• Productaanbod op maat (altijd up-to-date) en overzicht van je voorkeurtarieven.
• Uitgebreider budgetbeheer en set-up van goedkeuringsprocessen.
• Geschikt voor uitgebreidere aankooporganisaties.

► Hosted Catalog – statische catalogus

Vanuit je multi-supplier aankoopsysteem of ERP heb je toegang tot een selectie van RAJA-producten tegen je voorkeurtarieven. Afhankelijk van je validatieproces kan je daarna eenvoudig bestellingen plaatsen. Deze oplossing vereist echter telkens een handmatige aanpassing bij elke prijs- of productupdate. Daarom spreekt men ook wel van een ‘statische catalogus’. Hiervoor bezorgt RAJA je als klant een BMEcat-, CSV- of Excel-bestand dat je vervolgens zelf dient te uploaden in je aankoopsysteem.

• Ideaal voor wie al een e-procurement tool gebruikt.
• Productaanbod volledig op maat, inclusief voorkeurtarieven.
• Handmatige update vereist voor nieuwe producten of prijzen.
• Geschikt voor wie zijn aankoopproces wil standaardiseren met meerdere leveranciers.

► Punch Out Catalog – dynamische catalogus

Punch Out biedt een dynamische oplossing die werkt vanuit je eigen aankoopsysteem of een multi-supplier platform. Binnen zo’n platform krijg je toegang tot een gepersonaliseerde versie van rajapack.nl waar al je prijsvoorwaarden zijn terug te vinden. In tegenstelling tot een hosted catalog, zal er hier een automatische update plaatsvinden van alle gegevens van RAJA. Je profiteert dus van een vertrouwde winkelomgeving én krijgt direct toegang tot een op maat gemaakte en up-to-date RAJA productcatalogus.

• Ideaal voor wie al een e-procurement tool gebruikt.
• Productaanbod volledig op maat, inclusief voorkeurtarieven.
• Automatische update door RAJA van productinformatie.
• Geschikt voor wie zijn aankoopproces maximaal wil optimaliseren.

4. Hoe werkt e-procurement?

Alle inkoopstappen die je vroeger op papier had staan, zijn met e-procurement volledig gedigitaliseerd. Zo kan een e-procurementsysteem je inzicht verschaffen over offertes, goedkeuringsprocessen, transacties, betalingen en rapportage. We kunnen 2 soorten inkoopsystemen van elkaar onderscheiden: systemen volgens het type gebruikersverbinding (hoe gebruikt men het?) of volgens het type gebruikersprofiel (wie gebruikt het?).

4.1 Systemen volgens het type gebruikersverbinding

1) Gesloten systemen: hierbij hebben slechts 2 bedrijven toegang tot eenzelfde systeem zodat ze met elkaar kunnen communiceren en zaken kunnen doen. Andere bedrijven zijn uitgesloten. Deze architectuur biedt een ruim scala aan diensten en is de moeite waard als je op de lange termijn een samenwerking wil opzetten voor één leverancier.

2) Semi-open systemen: deze zijn meestal ontwikkeld door grotere retailers. Klanten krijgen hierbij toegang tot een portaal waarop ze goederen kunnen kopen. Semi-open systemen zijn ontworpen als buy-side of sell-side systemen (waarover je hieronder meer te weten komt).

3) Open systemen: dit zijn de zogenaamde many-to-many oplossingen. De catalogi van verschillende leveranciers worden daarbij geïntegreerd in een open e-procurement systeem. Fabrikanten kunnen hun goederen aanbieden en kopers kunnen tegelijkertijd hun eisen specificeren. Zie het een beetje als een marktplaats die wordt beheerd door een derde partij.

4.2 Systemen volgens het type gebruikersprofiel

1) Sell-Side System: dit wordt ook wel een leverancierssysteem genoemd omdat het initiatief voor de aanbesteding van de leverancier komt (een bedrijf als RAJA bijvoorbeeld). De leverancier levert het aankoopplatform dat klanten kunnen gebruiken. Hij bepaalt daarbij zowel het assortiment als de prijzen. De leverancier draagt ook de kosten voor creatie en onderhoud.

2) Buy-Side System: hierbij spreken we van een systeem dat wordt gemaakt door de aankoopzijde van een bedrijf. De aankoper kan hier speciale eisen formuleren waaraan een leverancier, product of dienst moet voldoen. Dit is vooral van toepassing bij grote bedrijven waarbij er sprake is van grote aankoopvolumes. Verschillende leveranciers hebben dan de mogelijkheid om bijvoorbeeld via een aanbesteding hun producten te tonen in het systeem.

3) Many-to-Many System: dit kan je het best vergelijken met een marktplaats. Een derde onafhankelijke partij zal het platform leveren en brengt hiervoor alle kosten in rekening. Zowel aankopers als leveranciers kunnen verbinding maken met dit systeem. Omdat meerdere deelnemers de marktplaats gebruiken, worden de kosten verlaagd en kan de koper de prijzen van leveranciers makkelijk vergelijken.

Over de auteur

Arne Leën: Gepassioneerd door het schrijven van boeiende artikelen over verpakkingen, magazijnuitrustingen, kantoorartikelen en meer creëert Arne expertise en een uniek perspectief in de RAJA blog. Met een focus op innovatie en duurzaamheid, stelt Arne lezers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen in hun verpakkingsactiviteiten.

Lees meer