Papiervernietigers: onmisbaar voor de AVG-wetgeving

Het is geen geheim dat papiervernietigers voor orde en discretie zorgen op kantoor. Je versnijdt zo gemakkelijk hopen papierwerk en vertrouwelijke documenten. Met de nieuwe AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) op komst, is zo’n apparaat een must op elke werkvloer. Zoals je misschien wel weet, mogen volgens deze nieuwe wetgeving vertrouwelijke documenten niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk is. Om ze nadien correct, snel en veilig te vernietigen gebruik je best een papierversnipperaar.

1. Hoe helpen papiervernietigers jou met AVG?

Moest je toch nog niet helemaal op de hoogte zijn van de AVG- of GDPR-wetgeving, dan zetten we voor jou graag nog even kort alles op een rijtje.¹ Op 25 mei 2018 treedt de AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming in heel Europa in werking. Deze hernieuwde privacywet die ook wel bekend staat onder de naam GDPR belooft een beter beheer en beveiliging van persoonlijke gegevens. Kortom, vanaf die datum moet elk bedrijf kunnen aantonen welke persoonsgegevens er worden verzameld en hoe deze gebruikt en beveiligd worden.

De AVG / GDPR is van toepassing in alle bedrijven, groot en klein, die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken. De nieuwe Europese privacywet en onze Nederlandse privacywet hebben veel gemeen. Toch zijn er enkele nieuwigheden die je zeker niet mag vergeten. Deze draaien rond de volgende 4 krachtlijnen:

► Transparantie: bedrijven moeten hun klanten informeren over hoe de data verzameld en verwerkt wordt.

► Dataoverdracht: klanten moeten hun gegevens kunnen laten overdragen van de ene dienstverlener naar de andere.

► Datalekken rapporteren: bedrijven zijn verplicht een datalek te melden binnen de 72 uur, behalve als ze kunnen bewijzen dat het lek geen gevaar vormt voor de privacy.

► Recht om vergeten te worden: persoonsgegevens moeten gewist kunnen worden als de persoon in kwestie hier om vraagt en er geen geldig tegenargument kan worden gegeven.

Bij dat laatste punt komen ook papierversnipperaars om de hoek kijken. Je mag offline-documenten niet langer bewaren dan wettelijk noodzakelijk is of nodig voor de dienstverlening. Papiervernietigers maken je gevoelige documenten onmiddellijk onbruikbaar en voorkomen elk risico dat persoonlijke gegevens van jezelf of je klanten in de handen terechtkomt van de foute personen.

2. Wat zijn de voordelen van een papierversnipperaar?

► Vernietigt snel al je gevoelige documenten (in overeenkomst met de AVG-wetgeving). Papiervernietigers snijden of snipperen zonder moeite meerdere vellen papier tegelijkertijd. Het is nadien nagenoeg onmogelijk om het originele document te reconstrueren. Met een papiervernietiger in huis slaap je dus op beide oren: je gevoelige documenten zijn gegarandeerd onbruikbaar voor derden.

► Vernietigt naast papier ook karton, cd’s, pinpassen en klein metaal. Versnipperaars zijn ware multitaskers die naast papier ook met gemak andere materialen vernietigen. Je moet je dus geen zorgen meer maken om bijvoorbeeld paperclips of nietjes die nog in je papierbundel zitten. De automatische terugloop of retour-toets in de machines zorgt er trouwens voor dat je vastzittend papier snel losmaakt of dit probleem gewoon voorkomen wordt.

► Is energiezuinig en geruisloos. De versnipperaars of shredders zijn ook energiezuinig. Door hun aan-uitfunctie schakelen ze in sluimerstand wanneer ze niet gebruikt worden. Een aantal papierversnipperaars is ook extra geruisloos en leiden daardoor de aandacht niet af op kantoor.

3. Welke papierversnipperaar moet ik kiezen?

Een papierversnipperaar gebruiken is een fluitje van een cent. Je schuift het papier door de gleuf aan de bovenkant en het apparaat doet het werk voor jou. De machine versnijdt jouw documenten tot lange stroken of snippers. Het is dan zelfs voor de beste puzzelaars onmogelijk je documenten te ontcijferen. Snippers zijn als confetti en garanderen trouwens het hoogste veiligheidsniveau – ook in het kader van de AVG-wetgeving. Met confettisnippers van de onderstaande toestellen voldoe je aan veiligheidsniveau P-4 van de DIN-normen.

De juiste versnipperaar kies je het best op basis van het aantal vellen papier die je dagelijks wilt vernietigen. Onze verpakkingsexperts raden de volgende drie machines aan.

	HSM® C16 Voor stroken of snippers	HSM® B32 Voor stroken of snippers	Fellowes Powershred 99Ci Voor snippers
Snijvermogen	Stroken: 18 vellen Snippers: 8 vellen	Stroken: 30 vellen Snippers: 19 vellen	Snippers: 18 vellen
Snijgrootte (mm) stroken/snippers	Stroken: 5,8 Snippers: 4 x 25	Stroken: 5,8 Snippers: 4,5 x 30	Snippers: 4 x 38
Inhoud	25 liter	82 liter	34 liter
Afmetingen (cm)	L 37 x D 26 x H 46	L 50 x D 31 x H 80	L 29 x D 44 x H 64
Gewicht	Stroken: 4 kg Snippers: 4,5 kg	Stroken: 25,5 kg Snippers: 27 kg	16,5 kg
Kracht	300 W	500 W	460 W
Voordeel	Compact en dus ruimtebesparend	Mobiel dankzij de wieltjes	Geluidsarm

Bron:
¹www.kvk.nl/advies-en-informatie/avg/voorbereiden-op-de-avg-algemene-verordening-gegevensbescherming/

Over de auteur

Arne Leën: Gepassioneerd door het schrijven van boeiende artikelen over verpakkingen, magazijnuitrustingen, kantoorartikelen en meer creëert Arne expertise en een uniek perspectief in de RAJA blog. Met een focus op innovatie en duurzaamheid, stelt Arne lezers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen in hun verpakkingsactiviteiten.

Lees meer